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济南校区日常会计业务处理规范及注意事项

为规范校区的经济活动,方便校区教职工及时了解各项会计业务处理的要求,现根据《会计法》、《会计基础规范》及《山东科技大学会计业务处理规范》等规章制度,将日常报销中应注意的问题整理如下:

 

原始凭证的报销要求

 

原始凭证是在经济业务发生时,由业务经办人员直接取得或者填制,用以表明某项经济业务已经发生,明确有关经济责任的一种凭证,在这里指的是购买物品或支付费用等取得的发票、收据等。

一、原始凭证必须具备的要素

1.原始凭证的名称。

2.填制凭证的日期。

3.接受凭证单位的名称 (不能只写学校内部的某个单位、部门、专业或个人名称)。

4.经济业务事项的内容。

5.经济业务事项内容的计量单位、数量、单价、大小写金额。

6.填制人、收款人的签名。

二、原始凭证的报销要求

1.原始凭证填制的基本要素应齐全,内容要真实。

2.原始凭证必须盖有填制单位的公章(业务公章、财务专用章、发票专用章、结算专用章等)。

3.大写金额和小写金额必须相符。

4.定额发票、项目填写不完整的手写或自动收银机统一发票,报销时必须附有开票单位详细的销售小票或购货清单, 并加盖与发票上相同的单位印章。

5原始凭证所记载的各项内容不得涂改,若记载的内容有错误,应由出具单位重开或更正,更正后必须由出具单位在更正处加盖公章。如金额出现错误,不得更正,只能重开。

6发票、收据遗失的,应由本人详细说明发票遗失的原因和发票的具体内容、金额、证明人,并要取得原开票单位的同发票记账联的复印件,并在复印件上重新加盖开票单位的财务专用章,经部门负责人及财务处负责人审批后,方可作为报销依据。

7.购买实物的发票,应在发票后面注明所购物品的用途,经所在部门领导、验收人、经手人签字后方可报销。

8.取得的国外发票,必须翻译成中文,金额要根据发票取得时的汇率,并换算成人民币后,方可报销。

9.购买实验用的农副产品,在不能取得正规发票时,应由销货人出具销货证明,在证明上详细注明物品数量、单价、金额,作为购货的报销依据,在经所在部门领导、验收(或证明)人、经手人签字后方可报销,但经手人不得为验收证明人。

10纳入学校预算,采购单位价值超过1万元或批量在1万元以上的各类物资,应填写资产处物资供应科制定的《采购计划书》,并经单位负责人、资产处、财务处签批后,进行招标采购。财务部门应根据批准后的《采购计划书》及发票进行报销。发票上有关的品名、规格、数量必须与批准后的《采购计划书》上一致。

11.工程项目的报销要求:

(1)凡3000元以上的基建工程、各种装饰装修、改建扩建、维修等工程施工项目,必须在工程项目实施前填写由资产处校园管理科制定的《工程立项报告书》。

(2)需学校安排的经费,必须经学校领导、财务处、资产处审批。

(3)预算价格在1万元以上(含1万元),不论资金来源,均须通过论证后,方可立项,并报分管校长(领导)审批。

(4)工程项目结束,费用报销时,除发票经财务处、资产处、审计处签批外,还应向财务部门提供批准后的《工程立项报告书》。

12.发票、收据开具日期至报销日期超过一年的,原则上不给予报销,如有特殊情况须说明并经财务处(部)负责人审批后,方可报销。

 

               差旅费报销的有关注意事项

 

1.乘坐飞机:除校领导、正高职称可乘飞机外,其他人员原则上不准乘坐,特殊情况因公确需乘坐的,应在出差前经分管校领导批准后办理乘机批准单,方可报销飞机票。

2.出租车票:乘坐出租车的需经单位主要负责人逐张签批,并写明原因后,方可报销。

3.报账人必须在报销单上填写清楚出差人数、姓名、出差事由,起止日期。起止日期应按出差的先后时间顺序分次填写,填写的时间不应颠倒。

4.退票费原则上不予报销,如有特殊情况,必须注明原因,并经单位负责人批准后,方可报销。

5火车票、轮船、飞机票遗失,当事人应写出遗失的详细情况,经证明人签字,并由学校的财务负责人、当事人单位的领导人批准后,会计人员方可按照同类交通工具最低的票价予以核定金额报销。

6出差参加会议、培训的,须在会议、培训通知单上事先经校区分管领导签字方可参加,报销时将签字的会议通知单附报销单后;电话通知的应在出差事由中经单位领导注明;已享受会议、培训伙食补助的,不再报销会议期间的伙食补助费;如无伙食补助,应由举办单位出具相应的证明。

7.各单位、部门租车出差,报销车费时,应出具租车费用的明细清单。清单上要注明出差地点、时间、出差公里数、每公里单价、用车人及司机签字。并由单位的分管领导签字或项目负责人签字。

8.职工经学校医疗管理部门批准到外地就医的,只报销往返车、船费、住宿费,不报销市内交通费、伙食补助费。凡未经学校医疗管理部门批准,自行到外地就医的,一切费用自理。

9.探亲路费:乘火车的,不分职级,一律报硬席座位。年满50周岁以上并连续乘火车48小时以上的,可报硬席卧铺费。乘轮船的,报四等舱位(或比统舱高一级的舱位)费。乘长途汽车的,凭据按实报销。职工探亲不报销飞机票。


                实习经费报销有关的注意事项

 

1.按实习计划和经费预算借款。

2.实行实习经费包干的:各系可根据实习任务制定实习包干标准,报经财务部主任批准后,可执行实习经费包干报销。报销时,应提供每个学生的包干金额及学生本人签字后的名单,填报“山东科技大学济南校区实习报账单”,经教科部审批后报销

3.不实行经费包干的:按实习任务实际发生的材料费、办公用品费、旅费、聘请外单位人员指导实习的讲课费等支出情况,填报“山东科技大学济南校区实习报账单”,教科部审批后报销

   

借款的有关注意事项

 

1本单位正式在册职工因购物、出差等确需借款时,应在网上填写借款单(购置设备仪器的须携带有关采购计划书;参加会议的须携带会议通知书),经单位领导网上审批后办理借款手续。

2详细填写借款事由,并在核销借款时,报销的内容应与借款内容相符。

3借差旅费时,应按要求填写出差人数、出差地点、出差天数、出差时间。

4借支差旅费,实行一借一清、一借一报原则,前账不清,不可再借;原则上不能一次借款,多次冲报。

5借购设备、材料款:应在设备、材料验收后,持发票到财务部门结报。

6已预付的设备加工、工程进度款,应在资产交付使用并且支付决算款项的同时,首先予以冲转。

7各单位及个人因公借用的周转金,应予年底前缴回财务,下一年度如工作需要,再重新办理借款。

8借款报销后未使用的余额,在结账的同时退回财务。

9用银行汇款等结算方式预借的款项,应在款项汇出后的一个月内,由借款经办人向汇入单位索要票据或发票。

10根据“前账不清,后账不借”的原则,对未报清借款的人员,不予再次借款。如有特殊情况(主要指客观情况,如工程款、购买设备等需分期付款支付的、培训需要结业证才能报销的)暂时不能结清借款的,在说明情况并经财务部领导同意后,方可再次借款。

11借款逾期不报账的,经财务部催款后仍不办理报销手续者,财务部将从下月起逐月从其工资中扣还。

12学校对个人的借款,只限在册的正式职工。

 

 发放各种补助及酬金的注意事项

 

1.除工资外发放的各种补助及酬金,非在职职工并且月领取数不超过800元的,需填写学校印制的《劳务费(酬金、奖金、实物)发放明细表》;在职职工或符合缴税条件的其他人员,需填写《山东科技大学支付个人收入明细表》,并在报销的同时报送电子版。电子版的内容包括:身份证号、纳税人姓名、工资号、纳税项目、收入总额、应税收入额、税率、扣缴税额、实发金额、备注。所填的明细表要经制表人、审核人和部门领导签字审批后,方可作为发放依据。

2.领取外单位人员劳务费时,领款人应在签领后,方可作为报销依据。

3.支付各种补助及酬金、临时工工资时,代扣个人所得税后,一律通过银行网银转账到储蓄卡上。

4.劳务报酬所得应纳税额的计算规定:劳务报酬所得,按次计算,每次收入不超过四千元的,减除费用八百元;四千元以上的,减除20%的费用,其余额为应纳税所得额。

计算公式为:

每次收入不超过4000元的:应纳税所得额 = 每次收入-800

每次收4000元以上的:应纳税所得的额 = 每次收入×(1-20%)

劳务报酬所得项目按次计征个人所得税,“次”的界定标准为:属于一次性收入的,以取得该项收入为一次;属于同一项目连续性收入的,以一个月内取得的收入为一次。

 

科研经费业务处理的有关注意事项

 

一、科研经费收入的处理

1.横向科研经费收入:必须附财务或税务部门开据的收款发票,无收款发票的款项只能作为暂存款;如在项目已开出发票的情况下分批来款,应在分批来款入账的同时,填写《山东科技大学收据》,并在收据上注明已开据的原发票号码。

2.纵向科研经费收入:依据财务部门开据的收款票据或依据上级部门的拨款通知入账。

3.科研经费转入学校开户银行前,请将有关信息提前通知财务,使财务部门能及时了解经费的到款情况。

二、科研经费支出的报销

1.人员经费的报销范围:课题组人员的报酬、学生的助研补贴、工人及外聘人员的劳务报酬、项目的鉴定、评审等费用。

2.人员支出的依据是项目预算或技术服务合同书。在纵向科研经费中支出的人员经费,必须按项目预算执行。

3.科研经费发生的支出,发票日期应在立项期内。

4.科研经费日常支出的审批权限:

(1)校科研发展基金支持的各项项目经费,由教科部主任审批。

(2)各类纵向项目经费的使用,由项目负责人、部门负责人或教科部主任签批。

(3)经教科部分配后的横向项目的经费支出,由项目负责人负责审批;项目负责人本人报销或借款则由学院或科研处负责人审批。

5.各类纵向项目经费购买设备,单位价值超过1万元或批量在1万元以上的各类物资,应填写资产处物资供应科制定的《采购计划书》,进行招标采购。财务部门根据批准后的《采购计划书》及发票进行报销。

6.支付外单位协作费时,需提供合作协议,并由教科部审批。

 

                  校区之间转账的要求

 

按学校预算要求,应在本校区核算的业务内容,如需要转到其他校区核算,原经费管理单位或项目负责人,应向财务部门的校区双方出据通知单,写明原因,并由经办人、单位负责人或项目负责人签字并盖章后,财务人员方可予以办理。

 

发票(收据)领用注意事项

 

1.开据发票(收据)的内容,必须是学校财务核算规定所要求的内容。

2.各校区所开的发票(收据),应在各校区财务核算。

3.要求财务开据发票(收据)时,填报“票据领用审批单”,由相关人员签批后方可到财务部收费管理人员处领取。

4.因业务需要,需借用整本的收据时,须将所收费用及借用的整本收据一起交回,同时办理核销手续;如需连续借用整本收据时,应在交回原借收据后,才能再借新的收据。

 

支付大额资金签批及支付方式等的注意事项

 

1.一次性支出大额资金(借款或报销)达5万元以上的,应经校区财务部主任审批。

2.报销住院费超过5000元的,应经校区分管领导签批。

3.在同一单位一次购买物品金额超过1000元以上的,不得支付现金,应通过转账支票或公务卡支付。

4.属“山东科技大学公务卡使用范围”内的物品,应通过公务卡支付。未使用公务卡,填报“未使用公务卡审批单”,写明原因,经单位负责人审批(如是商户原因,比如无POS机、POS机坏,必须由商户出具证明加盖商户公章,可不须审批)。

 

             固定资产、低值易耗品报销的注意事项

 

1.购入的设备需要做固定资产验收单的规定:使用年限一年以上;一般设备单位价值在1000元以上,专用设备单位价值在1500元以上;单位价值虽未达到规定标准,但耐用时间在一年以上的大批同类物资。

2.需要做低值易耗品验收的规定:单位价值在500元以上1000元以下的一般仪器设备,及单价在800元以上1500元以下的专用仪器设备。

3.严格控制各种笔记本电脑、摄像、照相器材的购买,未经校区领导同意各单位不得擅自购买。以上设备的购买由资产部归口审批。

4.购买以上设备时,应首先填报“采购计划单”,签批后由资产部决定采购方式(政府采购、校区统一采购、部门自行采购),不得未经审批自行采购。报销时附上“采购计划单”。

5.报销以上资产,应提供由资产部盖章的固定资产验收单或低值易耗品验收单,同时由资产部主任签批。

 

 

出国换汇及报销方面的有关注意事项

 

 1.出国换汇:

(1)到国际交流处专家科领取“山东科技大学因公出国团组外汇开支预算表”,由国际交流处及财务处审批盖章。

(2)根据审批后的预算数,到校区办理借款手续。

(3)中国银行自行换汇(请保留好换汇底单及银行水单)。

2.费用核销:

(1)回国后15日内,将出国护照、中国银行外汇兑换水单和国外消费票据等整理后,连同“出国总结”送外事办,报国际交流处。

(2)专家科审核有关国外开支原始票据,出具“山东科技大学因公出国团组用汇核销单”,并经国际交流处、财务处领导签字并盖章。

(3)将“山东科技大学因公出国团组用汇核销单”,连同国内有关发票、机票等,报有关领导签批,到财务部核销借款等手续。



 

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